ITSM Beserta Studi Kasus

ITSM (IT Service Management)

 Ialah merupakan semua proses yang digunakan untuk meningkatkan kualitas sesuai dengan tingkat level yang telah disepakati bersama pelanggan, guna memberi suatu layanan yang bernilai dan sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan pelanggan.

A.   Partners/Suppliers

Memperhitungkan pentingnya mitra dan hubungan dengan suplier/pemasok external demi membangun kontribusi yang positif pada layanan.

B.    People

 berkaitan dengan bagaimana mengelola sumber daya manusia seperti staf TI, pelanggan dan stakeholder lainnya guna memenuhi kebutuhan layanan TI

C.    Product/Technology

memperhitungkan teknologi yang digunakan, perangkat keras & perangkat lunak,anggaran dan infrastruktur layanan TI.

D.   Proses

Berkaitan dengan menjaga proses layanan agar dapat di sampaikan kepada pengguna sesuai dengan aliran proses yang telah di rencanakan sehingga dapat memuaskan pelanggan.

Perspektif ITSM menjadi landasan untuk memberi kepuasan dalam menyelenggarakan layanan TI. Layanan yang berhasil dan bermanfaat bagi pengguna akan meningkatkan kualitas dan mutu layanan TI itu sendiri.

Manfaat yang dimiliki ITSM adalah:

·        menigkatkan kualitas penyediaan layanan; menyesuaikan biaya dan kualitas layanan;

·        menghasilkan layanan yang memenuhi kebutuhan dan tuntutan bisnis, pelanggan dan pengguna;

·        proses yang terintegrasi terpusat;

·        setiap orang mengetahui peran dan tanggung jawab dalam penyediaan layanan;

·        selalu belajar dari pengalaman;

·        dan dibuktikan dalam indikator kinerja.

Framework pada ITSM :

1.     ITIL (Information Technology Infrastructure Library)

Merupakan sebuah konsep dan teknik pengelolaan infrastruktur, pengembangan, serta operasi teknologi informasi. ITIL menekankan siklus hidup layanan yang disediakan oleh teknologi informasi dibagi menjadi 5 bagian :

a)     Service Strategy

Memberikan panduan kepada pengimpelemntasi bagaimana memandang konsep ITSM bukan hanya sebagai kemampuan organisasi (dalam memberikan, mengelola serta mengoperasikan layanan IT), tapi juga sebagai sebuah aset strategis perusahaan. Proses-proses yang dicakup dalam Service Strategy :

-            Service Portofolio Management.

-            Financial Management.

-            Demand Management.

b)     Service Design

Service Design memberikan panduan kepada organisasi TI untuk dapat secara sistematis dan best practice mendesain dan membangun layanan TI maupun implementasi ITSM itu sendiri. Proses-proses yang dicakup dalam Service Design yaitu:

-            Service Catalog Management.

-            Service Level Management.

-            Supplier Management.

-            Capacity Management.

-            Availability Management.

-            IT Service Continuity Management.

-            Information Security Management

c)     Service Transition.

Service Transition menyediakan panduan kepada organisasi TI untuk dapat mengembangkan serta kemampuan untuk mengubah hasil desain layanan TI baik yang baru maupun layanan TI yang diubah spesifikasinya ke dalam lingkungan operasional. Proses-proses yang dicakup dalam Service Transition yaitu:

-            Transition Planning and Support.

-            Change Management.

-            Service Asset & Configuration Management.

-            Release & Deployment Management.

-            Service Validation.

-            Evaluation.

-            Knowledge Management.

d)     Service Operation.

Service Operation merupakan tahapan lifecycle yang mencakup semua kegiatan operasional harian pengelolaan layanan-layanan TI. Di dalamnya terdapat berbagai panduan pada bagaimana mengelola layanan TI secara efisien dan efektif serta menjamin tingkat kinerja yang telah diperjanjikan dengan pelanggan sebelumnya. Proses-proses yang dicakup dalam Service Transition yaitu:

-            Event Management.

-            Incident Management.

-            Problem Management.

-            Request Fulfillment.

-            Access Management.

2.     Continual Service Improvement.

Continual Service Improvement (CSI) memberikan panduan penting dalam menyusun serta memelihara kualitas layanan dari proses desain, transisi dan pengoperasiannya.

CSI mengkombinasikan berbagai prinsip dan metode dari manajemen kualitas, salah satunya adalah Plan-Do-Check-Act (PDCA).

3.     ISO/IEC 20000 (Sistem Manajemen Layanan IT)

Merupakan standar internasional pertama untuk ITSM. Dimana dikembangkan untuk menyempurnakan ITIL.

4.     COBIT (Control Objective for Information and related Technology)

Menyediakan kebijakan yang jelas dan good practice untuk IT governance, membantu manajemen senior dalam memahami dan mengelola resiko-resiko yang berhubungan dengan IT.

COBIT menyediakan kerangka IT governance dan petunjuk control objective yang detail untuk manajemen, pemilik proses bisnis, user dan auditor.

Cobit memiliki 4 cakupan proses :

1)     Perencanaan dan organisasi (plan and organise).

2)     Pengadaan dan implementasi (acquire and implement).

3)     Pengantaran dan dukungan (deliver and support).

4)     Pengawasan dan evaluasi (monitor and evaluate).

Cobit Komponen :

·        Framework.

·        Process descriptions.

·        Control objectives.

·        Management guidelines.

·        Maturity models.

5.     Business Process Framework (eTOM)

Merupakan framework proses bisnis untuk penyedia layanan telekomunikasi. eTOM proses dibagi menjadi 3 yaitu :

1)     Strategy, Infrastructure & product.

2)     Operations.

3)     Enterprise Management.

6.     FitSM

FitSM merupakan standar ITSM yang digunakan untuk jasa layanan manajemen IT ringan.

7.     MOF (Microsoft Operations Framework)

Merupakan framework umum untuk fungsi manajemen dalam melakukan pengarahan untuk mengelola layanan berdasarkan teknologi Microsoft.

8.     Six Sigma

Six Sigma disebut strategi karena terfokus pada peningkatan kepuasan pelanggan.

Disebut disiplin ilmu karena mengikuti model formal,yaitu DMAIC ( Define, Measure, Analyze, Improve, Control ). Kesuksesan peningkatan kualitas dan kinerja bisnis, tergantung dari kemampuan untuk mengidentifikasi dan memecahkan masalah. 

Kemampuan ini adalah hal fundamental dalam filosofi six sigma.

Proses DMAIC :

a)     Define.

Define adalah fase menentukan masalah, menetapkan persyaratan-persyaratan pelanggan, dan membangun tim.

b)     Measure.

Measure adalah fase mengukur tingkat kinerja saat ini, sebelum mengukur tingkat kinerja biasanya terlebih dahulu melakukan analisis terhadap sistem pengukuran yang digunakan.

c)     Analyze.

Fase analisis (analyze) merupakan fase mencari dan menentukan akar atau penyebab dari suatu masalah.

d)     Improve.

Pengembangan (Improve) adalah fase meningkatkan proses dan menghilangkan sebab-sebab cacat.

e)     Control.

Pengendalian (Control) adalah fase mengendalikan kinerja proses (x) dan menjamin cacat tidak muncul kembali.

 Studi Kasus

      Antar organisasi tentunya akan saling bersaing untuk meningkatkan layanannya. Bagi penyedia layanan ini bersaing untuk memberikan layanan yang terbaik agar diminati oleh pelanggan adalah hal penting dalam bisnisnya. Persaingan ini didukung oleh kemajuan teknologi informasi yang selaras ikut berkembang pada saat ini.. Perkembangan teknologi ini semakin hari semakin kompleks yang memungkinkan segala sesuatu menjadi lebih cepat dan terjangkau hingga menyebabkan pelanggan juga memiliki hak atas permintaan yang lebih beragam.

       Keadaan ini membuat perusahaan memerlukan pendekatan yang lebih fleksibel untuk integrasai antara layanan TI dengan layanan konvensional perusahaan agar dapat bersaing dengan perusahaan lainnya yang serupa. Usaha untuk meningkatkan layanan TI ini tentunya bukan hal yang mudah, oleh karena itu dibutuhkan manajemen TI yang baik serta pengolahan informasi yang aman agar pemenuhan kebutuhan pelanggan oleh perusahaan dapat disampaikan tepat sasaran dan dapat memberikan solusi serta value bagi pelanggan.

       Information technology service management (ITSM) merupakan konsep manajemen dalam memberi layanan TI secara baik dan berhasil kepada pelanggan. ITSM meliputi semua proses yang digunakan untuk meningkatkan kualitas sesuai dengan tangkat level yang telah disepakati bersama pelanggan, guna memberi suatu 6 layanan yang bernilai dan sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan pelanggan . Sistem, proses, dan strategi ITSM yang efektif dan efisien sangat penting bagi suksesnya penerapan TI. ITSM membahas inisiasi, desain, organisasi, kontrol, ketentuan, dukungan dan perbaikan layanan TI. Fokus dari ITSM menangani masalah operasional manajemen TI dalam organisasi bukan menangani proses pembuatan perangkat lunak tertentu serta membahas tentang keselarasan antara kebutuhan layanan TI dengan kebutuhan bisnis

Proses untuk meningkatkan dan mengelolah kualitas layanan TI dapat menggunakan manajemen ITSM untuk memastikan bahwa layanan didesain dan dikelolah sejalan dengan spesifikasinya.

       Dalam penerapan ITSM, dapat digunakan standar yang dapat membantu terarahnya pengukuran kinerja dan penilaian hasil kualitas layanan TI. ISO/IEC 20000 mmberikan standar untuk manajemen layanan TI yang dapat menentukan persyaratan minimum yang harus disiapkan oleh organisasi dalam sebuah proses menyediakan dan mengelolah layanan berkualitas tinggi. Proses yang ada pada ISO 20000 selaras dan saling melengkapi dengan proses ITIL.

       Salah satu aspek yang dinilai adalah kinerja perusahaan. Perusahaan yang berkinerja baik adalah perusahaan yang memiliki layanan handal, efisien, dan fokus pada pelanggan. ISO/IEC 20000 berpedoman untuk mencapai tujuan tersebut. ISO/IEC 20000 adalah mekanisme bagi penyedia layanan untuk memvalidasi kemampuan dalam memberikan layanan TI. Tujuan 10 ISO/IEC 20000 adalah mengurangi gangguan layanan dan meningkatkan kepuasan pelanggan melalui penyediaan layanan TI yang lebih baik (Wardani, 2007). ISO/IEC 20000 merupakan standar internasional yang memungkinkan sebuah organisasi untuk mendemonstrasikan keunggulan dan terbukti dapat menyajikan IT service management yang terbaik.

Sertifikasi ISO/IEC 20000 sangat penting bagi perusahaan karena mampu memberikan beberapa manfaat diantaranya adalah sebagai berikut:

(1) Menunjukkan komitmen perusahaan dan meningkatkan daya saing

Sertifikat ISO/IEC 20000 dapat meningkatkan citra perusahaan akan komitmennya terhadap kualitas layanan TI yang diberikan. Jika standar ISO 9000 menunjukkan komitmen perusahaan akan sistem manajemen mutu yang baik, maka ISO/IEC 20000 merupakan komitmen mutu yang baik dalam penyelenggaraan layanan TI. Pencapaian ini akan meningkatkan daya saing perusahaan di mata pelanggan.

(2) Menunjukkan kemampuan perusahaan dalam audit.

Sertifikat ISO/IEC 20000 membuktikan bahwa penyedia layanan TI mampu memberikan layanan yang memenuhi kebutuhan pengguna. Di dalam standar ISO/IEC 20000 terdapat spesifikasi agar layanan yang diberikan memiliki kualitas yang dapat diterima oleh pelanggan. Sertifikat ISO 20000 mampu membuktikan kepada auditor bahwa layanan TI dikelola dengan baik dan kualitasnya dapat diterima oleh pelanggan. ISO 20000 menekankan pendekatan proses pada pengelolaan layanan TI, sehingga hal ini memberikan jaminan bahwa data yang dihasilkan oleh proses yang benar adalah data yang valid dan mereduksi keraguan auditor atas data yang diaudit.

(3) Memenuhi persyaratan tender.

Standar ini wajib dimiliki oleh peyedia layanan eksternal yang ingin mengikuti tender. Beberapa tender mensyaratkan agar penyedia layanan telah tersertifikasi ISO/IEC 20000.

(4) Memberikan kerangka kerja peningkatan layanan TI, mengurangi risiko dan biaya layanan TI.

Dengan mempraktikkan manajemen sistem layanan yang baik seperti yang ditetapkan dalam ISO/IEC 20000, diharapkan perusahaan dapat melakukan peningkatan dalam kualitas layanannya, melakukan penghematan biaya dan meningkatkan efisiensi, menghasilkan pengurangan resiko yang mungkin ditimbulkan oleh layanan TI dan mendorong perbaikan layanan TI secara terusmenerus.